1. Objeto del contrato
Estos Términos y Condiciones de Servicio (en adelante, "Términos") regulan la relación contractual entre Lexphora IA (en adelante, "Proveedor") y el conjunto residencial, persona natural o jurídica que contrata el uso de la plataforma (en adelante, "Cliente").
El objeto del contrato es la prestación de un servicio de software como servicio (SaaS) para la gestión automatizada de cobranza de cuotas de administración en conjuntos residenciales sometidos al régimen de propiedad horizontal, conforme a la Ley 675 de 2001 y demás normas concordantes del ordenamiento jurídico colombiano.
El Proveedor concede al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible e insubrogable del servicio, por el período de la suscripción activa y bajo las condiciones aquí establecidas.
2. Partes y aceptación
La aceptación de estos Términos se produce por cualquiera de los siguientes actos:
- Completar el proceso de registro y onboarding en la plataforma.
- Hacer clic en "Acepto los Términos y Condiciones" durante el registro.
- Utilizar el servicio después de la notificación de nuevos Términos.
Si el Cliente no acepta estos Términos en su totalidad, no podrá acceder ni utilizar el servicio. La aceptación implica que el representante legal del conjunto o el administrador designado tiene las facultades suficientes para contratar en nombre de la persona jurídica que representa.
3. Descripción del servicio
Lexphora IA es una plataforma digital que ofrece las siguientes funcionalidades principales:
Gestión de cartera morosa
Registro, seguimiento y clasificación por etapas de cobranza (preventiva, administrativa, prejurídica, jurídica) de deudas de cuotas de administración.
Liquidador de mora
Cálculo automático de capital, intereses moratorios y costas procesales conforme a la tasa vigente registrada por el Cliente.
Generación de documentos legales
Creación de títulos ejecutivos y demandas de mínima cuantía en formato PDF, basados en la información suministrada por el Cliente.
Comunicaciones omnicanal
Registro y envío de interacciones con deudores por WhatsApp, SMS, correo electrónico, llamada y atención presencial.
Ingesta inteligente por IA
Procesamiento de archivos (CSV, Excel, imágenes) para extracción y carga de datos de cartera, con revisión humana obligatoria antes de persistir.
Acuerdos de pago
Creación y seguimiento de planes de pago con deudores, con registro de cuotas y estados.
Reportes y exportación
Generación de reportes de cartera en formato Excel.
El Proveedor se reserva el derecho de agregar, modificar o descontinuar funcionalidades del servicio, con previo aviso al Cliente cuando el cambio sea material.
4. Funcionalidades de Inteligencia Artificial
Aviso especial sobre el uso de IA
Lexphora IA utiliza el modelo de lenguaje Claude (Anthropic, PBC) para funciones de procesamiento de lenguaje natural, incluyendo la ingesta inteligente de archivos y la asistencia en la generación de comunicaciones. Al usar estas funciones, el Cliente acepta los siguientes términos específicos:
4.1 Naturaleza de las sugerencias de IA
Las respuestas, extracciones de datos y sugerencias generadas por el componente de IA son orientativas y no vinculantes. La IA puede cometer errores, malinterpretar documentos o producir información incompleta. El Cliente es responsable de revisar, validar y aprobar toda información antes de que esta sea almacenada o utilizada en documentos con efectos legales.
4.2 Confirmación humana obligatoria
La plataforma implementa un mecanismo de revisión humana para toda ingesta de datos por IA. Ningún dato extraído automáticamente se persiste sin confirmación explícita del administrador autorizado. El Cliente no debe omitir o eludir este mecanismo.
4.3 Transmisión de datos a Anthropic
El uso de la función de ingesta inteligente implica la transmisión de fragmentos de los archivos cargados por el Cliente a la API de Anthropic para su procesamiento. El Cliente declara tener las autorizaciones necesarias para este tratamiento conforme a la Ley 1581 de 2012. El Proveedor recomienda anonimizar información sensible cuando sea posible antes de cargar archivos.
Anthropic, PBC tiene su propia política de privacidad y condiciones de servicio disponibles en su sitio web oficial. Anthropic es un subencargado del tratamiento de datos bajo los términos de su API empresarial.
4.4 Limitaciones del modelo
La IA no reemplaza el juicio legal, contable o profesional. Las sugerencias de documentos legales, liquidaciones de mora o estrategias de cobranza generadas por IA son un punto de partida, no una asesoría jurídica. El Proveedor recomienda que cualquier documento con efectos legales sea revisado por un abogado idóneo antes de su uso en procesos judiciales.
5. Uso aceptable
El Cliente se compromete a utilizar el servicio exclusivamente para los fines lícitos contemplados en estos Términos. Queda expresamente prohibido:
Utilizar la plataforma para gestionar deudas de naturaleza distinta a cuotas de administración de propiedad horizontal, salvo acuerdo escrito con el Proveedor.
Cargar, transmitir o almacenar datos de menores de edad sin contar con las autorizaciones legales requeridas.
Usar la plataforma para hostigar, amenazar, extorsionar o realizar prácticas de cobranza prohibidas por la ley colombiana.
Intentar acceder a datos de otros conjuntos residenciales (clientes del Proveedor) mediante técnicas de hacking, inyección de código, o cualquier otro método.
Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar la plataforma o cualquiera de sus componentes.
Revender, sublicenciar o ceder el acceso a la plataforma a terceros no autorizados.
Automatizar el uso del servicio mediante bots o scripts de manera que sobrecargue la infraestructura, sin acuerdo previo.
Cargar contenido ilícito, difamatorio, obsceno o que infrinja derechos de terceros.
Introducir virus, malware, ransomware u otro código malicioso.
Usar la plataforma para actividades contrarias a la ley colombiana, el orden público o las buenas costumbres.
El incumplimiento de estas prohibiciones puede resultar en la suspensión inmediata del servicio y la posible interposición de acciones legales civiles y penales.
6. Cuentas y acceso
El Cliente es responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso de todos los usuarios de su organización. Cada usuario debe contar con credenciales propias; el uso compartido de contraseñas está prohibido.
El sistema implementa roles de acceso (SUPER_ADMIN, ADMIN, OPERADOR). El Cliente es responsable de asignar los roles apropiados a cada usuario y de revocar el acceso de empleados o colaboradores que dejen de prestar sus servicios o que no deban tener acceso.
El Cliente debe notificar al Proveedor de inmediato si sospecha de acceso no autorizado a su cuenta. El Proveedor no es responsable por pérdidas derivadas del uso no autorizado de las credenciales del Cliente, salvo que la brecha sea imputable directamente al Proveedor.
El Proveedor puede suspender una cuenta de forma preventiva si detecta actividad inusual o que pueda comprometer la seguridad de la plataforma o de otros clientes.
7. Suscripción y facturación
7.1 Planes y precios
El servicio se presta bajo modalidad de suscripción mensual o anual, según el plan elegido por el Cliente. Los precios vigentes se encuentran disponibles en la plataforma y pueden ser modificados con previo aviso de al menos 30 días calendario.
7.2 Facturación
La suscripción se factura por adelantado al inicio de cada período. El pago se realiza mediante los métodos habilitados en la plataforma. El Cliente es responsable de mantener actualizado un método de pago válido.
7.3 Impago
En caso de impago, el Proveedor podrá suspender el acceso al servicio tras notificación con mínimo 5 días de antelación. Durante la suspensión, los datos del Cliente se conservan por un período de gracia de 30 días, tras los cuales podrán ser eliminados.
7.4 Reembolsos
Los pagos de suscripción no son reembolsables salvo que el Proveedor haya incumplido materialmente sus obligaciones, o cuando la ley colombiana obligue al reembolso. Los períodos no utilizados por cancelación voluntaria del Cliente no generan derecho a reembolso.
7.5 Impuestos
Los precios pueden no incluir IVA u otros impuestos aplicables. El Cliente es responsable de declarar y pagar los impuestos que correspondan en su jurisdicción.
8. Datos de deudores y responsabilidad del Cliente
Principio fundamental: El Cliente es el Responsable del Tratamiento
Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de los deudores (residentes morosos) que registra en la plataforma. El Proveedor actúa como Encargado del Tratamiento, procesando dichos datos únicamente siguiendo las instrucciones del Cliente y los presentes Términos.
En consecuencia, el Cliente declara y garantiza que:
- •Cuenta con base jurídica legítima (obligación legal o legítimo interés de cobro) para tratar los datos personales de los deudores registrados.
- •Ha informado o informará a los deudores sobre el tratamiento de sus datos en los términos del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012.
- •Los datos que carga en la plataforma son verídicos, actualizados y pertinentes para la finalidad de cobro.
- •No registrará datos de personas que no mantengan deudas legítimas de cuotas de administración con el conjunto que administra.
- •Atenderá oportunamente las solicitudes de Habeas Data que formulen los deudores, utilizando los mecanismos de la plataforma y los propios del Cliente.
- •Mantendrá actualizados los datos de los deudores cuando estos sean corregidos, pagados o extintos.
El Proveedor procesará los datos de deudores exclusivamente para prestar el servicio contratado, no los comercializará ni los cederá a terceros no autorizados, y aplicará las medidas de seguridad descritas en la Política de Privacidad.
9. Documentos legales generados
Los documentos generados por Lexphora IA son herramientas de apoyo. No constituyen asesoría jurídica.
La plataforma genera automáticamente plantillas de títulos ejecutivos y demandas de mínima cuantía basándose en los datos suministrados por el Cliente (deuda, tasa de mora, representante legal, acta de asamblea, etc.). Estos documentos:
- ⚠Son generados a partir de los datos ingresados por el propio Cliente. La exactitud del documento depende directamente de la exactitud de los datos registrados.
- ⚠Deben ser revisados por el representante legal o un abogado idóneo antes de ser presentados ante cualquier autoridad judicial o administrativa.
- ⚠Requieren la firma del representante legal del conjunto para tener mérito ejecutivo conforme al artículo 30 de la Ley 675 de 2001 y el artículo 422 del CGP.
- ⚠No garantizan resultado favorable en proceso judicial alguno. El Proveedor no es parte en ningún proceso judicial del Cliente.
- ⚠Pueden requerir ajustes por cambios en la ley, jurisprudencia o normativa aplicable que el Proveedor no haya incorporado aún.
El Cliente asume plena responsabilidad por el uso que dé a los documentos generados. El Proveedor no será responsable por rechazos judiciales, nulidades procesales ni consecuencias adversas derivadas del uso incorrecto o sin revisión legal previa de dichos documentos.
10. Propiedad intelectual
10.1 Propiedad del Proveedor
La plataforma Lexphora IA, incluyendo su código fuente, diseño, interfaces, algoritmos, modelos de datos, documentación y materiales de marketing, son propiedad exclusiva del Proveedor o de sus licenciantes. Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual al Cliente.
10.2 Datos del Cliente
El Cliente retiene todos los derechos sobre los datos que carga en la plataforma ("Datos del Cliente"). El Proveedor recibe una licencia limitada, no exclusiva y revocable para procesar dichos datos con el único fin de prestar el servicio contratado.
10.3 Mejoras y retroalimentación
Cualquier sugerencia, idea o retroalimentación que el Cliente proporcione al Proveedor sobre el servicio puede ser implementada por el Proveedor sin ninguna obligación de compensación, y el Proveedor tendrá todos los derechos sobre dichas mejoras.
10.4 Uso de marca
El Cliente no puede usar el nombre, logo o marcas del Proveedor sin autorización escrita previa, excepto para referirse al servicio en contextos informativos internos.
11. Limitación de responsabilidad
Cláusula de limitación — Léase detenidamente
En la máxima medida permitida por la ley colombiana, el Proveedor no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo pérdida de ingresos, pérdida de datos, daño reputacional o lucro cesante, aun cuando haya sido advertido de la posibilidad de dichos daños.
La responsabilidad máxima total del Proveedor frente al Cliente, por cualquier causa, no excederá el valor pagado por el Cliente por el servicio en los 3 meses anteriores al evento que generó la reclamación.
El Proveedor no garantiza que:
- ✕El servicio esté disponible de forma ininterrumpida o libre de errores.
- ✕Los resultados obtenidos mediante el uso del servicio sean exactos, completos o confiables para todos los propósitos.
- ✕Los documentos generados sean aceptados por autoridades judiciales o administrativas.
- ✕La plataforma sea compatible con todos los sistemas operativos, navegadores o dispositivos.
El Proveedor sí será responsable por: daños directos causados por dolo o culpa grave del Proveedor, y por incumplimientos de sus obligaciones bajo la ley colombiana de protección de datos (Ley 1581 de 2012) imputables a su propia conducta como Encargado.
12. Confidencialidad
Ambas partes se obligan a mantener confidencialidad sobre la información que la otra parte designe como confidencial, o que por su naturaleza deba entenderse como tal.
El Proveedor no divulgará los Datos del Cliente ni los datos de los deudores a terceros, salvo: (i) cuando sea requerido por autoridad judicial o administrativa competente; (ii) para la prestación del servicio a través de subencargados autorizados (como Anthropic para el procesamiento de IA, o el proveedor de infraestructura en la nube); (iii) con el consentimiento expreso del Cliente.
Esta obligación de confidencialidad pervive por un período de 5 años desde la terminación del contrato.
13. Suspensión y terminación
13.1 Terminación por el Cliente
El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la plataforma o comunicándose con el Proveedor. La cancelación tendrá efecto al final del período de suscripción ya pagado.
13.2 Terminación por el Proveedor
El Proveedor puede terminar o suspender el servicio:
- →Por incumplimiento grave de estos Términos, con notificación previa de 15 días cuando sea posible.
- →Por impago, con notificación previa de 5 días.
- →De forma inmediata si el Cliente usa el servicio para actividades ilegales o que pongan en riesgo a terceros.
- →Por decisión comercial del Proveedor de discontinuar el servicio, con aviso de 60 días.
13.3 Efectos de la terminación
Tras la terminación, el acceso del Cliente al servicio cesará. El Cliente tendrá 30 días para solicitar la exportación de sus datos. Transcurrido ese plazo, el Proveedor podrá eliminar los datos del Cliente de sus sistemas, salvo obligación legal de conservación.
14. Modificaciones al servicio y a los Términos
El Proveedor puede modificar estos Términos. Los cambios materiales serán notificados al Cliente con al menos 30 días de antelación mediante correo electrónico a la dirección registrada y/o aviso destacado en la plataforma.
Si el Cliente continúa usando el servicio después de la entrada en vigor de los nuevos Términos, se entenderá que los acepta. Si el Cliente no está de acuerdo con los cambios, puede terminar su suscripción antes de la fecha de entrada en vigor sin penalidad.
Los cambios que corrijan errores, mejoren la seguridad o sean requeridos por ley pueden implementarse con aviso previo reducido o inmediato.
15. Ley aplicable y solución de disputas
15.1 Ley aplicable
Estos Términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia, incluyendo pero no limitado al Código Civil, Código de Comercio, Ley 527 de 1999 (comercio electrónico), Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y Ley 1581 de 2012 (protección de datos).
15.2 Solución directa
Ante cualquier controversia, las partes procurarán en primer lugar resolverla mediante negociación directa en un plazo de 30 días hábiles desde que una parte notifique a la otra por escrito sobre el conflicto.
15.3 Conciliación
Si la negociación directa fracasa, las partes acudirán a conciliación ante un Centro de Conciliación debidamente autorizado, antes de acudir a la jurisdicción ordinaria.
15.4 Jurisdicción
Para los conflictos que no sean resueltos por las vías anteriores, las partes se someten a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Bogotá D.C., Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.
16. Contacto
Para consultas sobre estos Términos, reclamaciones contractuales o cualquier asunto relacionado con el servicio:
Lexphora IA
Correo electrónico: legal@lexphora.ia
Para asuntos de protección de datos: privacidad@lexphora.ia
Tiempo de respuesta: hasta 15 días hábiles para consultas generales; hasta 10 días hábiles para solicitudes de datos.
Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre el Proveedor y el Cliente respecto al servicio Lexphora IA, y reemplazan cualquier acuerdo, representación o entendimiento previo, oral o escrito, relacionado con el mismo objeto.
Si alguna disposición de estos Términos es declarada inválida o inaplicable por un tribunal competente, las demás disposiciones continuarán en plena vigencia.
Al usar Lexphora IA, el Cliente confirma haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos y Condiciones de Servicio.